Текст: Оля Закревская
Как сэкономить время, которого нет. Тестируем сервис ApiX-Drive
Как делать рассылки по Email, SMS или настроить обзвон клиентов роботом?
Как получать в CRM-систему заказы с сайта и маркетплейса, сообщения в онлайн чате и данные обратных звонков?
Как автоматически передавать лиды по формам лидогенерации из Facebook в Телеграм или Viber?
Сейчас для всех использование компьютера стало нормой, мы привыкли ежедневно выполнять определенный набор движений и самый типичный пример — последовательность «Копировать»→«Вставить», когда данные из одного сервиса нужно перенести в другой. Ведь у вас тоже, я уверена, было, когда надо заполнить «Google Таблицу» данными, полученными из какого-нибудь сервиса аналитики. Или вы разрываетесь между каналами коммуникации, рабочими чатами, мессенджерами и почтой, а так хочется все объединить в одном окне. Работа выпускающего редактора в AIN.UA предполагает ежедневные рутинные задачи. Повезло, что мы живем в 2020 году, когда большинство таких процессов можно автоматизировать.
Сервисов автоматизации много. Например, в Zapier или IFTTT с помощью специальных апплетов можно получать данные из одного сервиса и отдавать их в другой. Кроме того, есть боты в Telegram, которые умеют доставать данные из сервисов и отправлять их вам в отдельном чате, такие же боты есть у многих мессенджеров.
Сейчас я расскажу вам о том, как благодаря автоматизации у меня появилось чуть больше свободного времени — каких-то 10-15 минут в день. Которые за неделю превратились в свободные час-полтора, а за месяц — почти 5 часов. И при этом, чтобы освободить и сэкономить время, быть выпускающим редактором необязательно. Скорее даже наоборот.
Сейчас я расскажу вам о том, как благодаря автоматизации у меня появилось чуть больше свободного времени — каких-то 10-15 минут в день. Которые за неделю превратились в свободные час-полтора, а за месяц — почти 5 часов. И при этом, чтобы освободить и сэкономить время, быть выпускающим редактором необязательно. Скорее даже наоборот.
Задачи, которые есть
Одна из рутинных задач, с которыми я сталкиваюсь каждый день — работа с сервисом опечаток. Да, мы вычитываем материал перед выходом, но используем сервис опечаток для подстраховки. После того, как читатель отправляет свою правку, я получаю ее на почту. Конечно, открывать почту из-за каждой опечатки, находить письмо, переходить по ссылке — это долго, нудно и отвлекает от текущих задач. Кажется логичным отправлять их в отдельный канал в Slack, не так ли?
Вторая рутинная задача — отслеживание обновлений в редакционных досках в Trello. Именно там мы обсуждаем предстоящие большие материалы, планируем дайджесты и рассылку. И удобно получать уведомления о том, когда стоит приступать к работе в этих карточках.
Раньше эти задачи я решала несколькими разными сервисами, а сейчас попробовала одним — украинским ApiX-Drive.
ApiX-Drive — онлайн-коннектор сервисов и приложений. Работает с марта 2019 года и уже сейчас позволяет связать между собой более 200 разных сервисов, и это количество постоянно растет. Интеграции с разными системами реализовываются заранее по определенной логике и возможностям. Пользователю нужно только выбрать откуда/куда и какие данные он хочет передавать.
Говоря «постоянно», я не преувеличиваю. За ту неделю, что я тестировала ApiX-Drive, у компании появилась интеграция еще с 4 сервисами — об этом приходят оповещения прямо в личный кабинет, в котором происходит создание новых связей или редактирование уже существующих.
Говоря «постоянно», я не преувеличиваю. За ту неделю, что я тестировала ApiX-Drive, у компании появилась интеграция еще с 4 сервисами — об этом приходят оповещения прямо в личный кабинет, в котором происходит создание новых связей или редактирование уже существующих.
Скажу сразу, создать связи проще, чем накодить такую API-интеграцию самостоятельно, но все же не самое элементарное задание. И здесь здорово выручают письма, которые приходят на почту регистрации — в них не реклама, а полезные советы по работе с сервисом. Один раз такое письмо пришло мне как раз в момент, когда я застопорилась на создании связи, и очень вовремя помогло мне продвинуться дальше. Кроме этого, есть раздел справки в личном кабинете и чат поддержки в любом разделе сайта.
Вау-эффект от ApiX-Drive появляется на первом же этапе создания связи. Потому что на нем предлагается выбрать сервис-источник данных. А их почти 150 — я пересчитала! Глаза разбегаются, можно растеряться. Сервисы в списке выбора упорядочены по алфавиту, потому найти необходимый довольно просто. Но во время поиска можно придумать в голове еще несколько потенциальных интеграций.
Решение, которое нашлось
Итак, мне нужно создать связь Gmail со Slack, чтобы сообщения об опечатках перенаправлялись из почты мне в рабочий чат.
Для начала, настраиваем источник данных. Эта настройка визуально разбита на 7 этапов. На этапе «Система» в выпадающем списке листаю… листаю… о, вот Gmail.
Для начала, настраиваем источник данных. Эта настройка визуально разбита на 7 этапов. На этапе «Система» в выпадающем списке листаю… листаю… о, вот Gmail.
На втором этапе ApiX-Drive предлагает выбрать триггер — действие, которое будет активировать связь. У Gmail такой триггер один — загрузка новых писем.
Далее на этапе «Доступ» нужно авторизировать ваш аккаунт Gmail и предоставить доступ ApiX-Drive к вашему почтовому ящику. Звучит сложно, но на деле — несколько кликов, первый из которых — по кнопке «Подключить аккаунт».
На этапе «Настройки» необходимо выбрать Gmail-папку или метку, с письмами в которых будет работать связь. Моя рекомендация здесь — внутри своего ящика Gmail создать метку и уже ее указывать в выпадающем списке на этом этапе.
Если метка в Gmail настроена максимально подробно, этап «Фильтр» в создании связи можно пропустить — на нем примерно теми же условиями можно настроить выборку писем. Как мне кажется, в фильтрации писем самое важное — это тема и отправитель, но ApiX-Drive считывает целых 30 параметров у письма, включая дату получения и содержание письма. Обратите внимание: условий для фильтров может быть несколько, и они могут работать как одновременно, так и выборочно — для их создания есть отдельные кнопки «Добавить условие И» и «Добавить условие ИЛИ».
После этапов «Настройки» и «Доступ» я точно понимаю, что связь получает именно мои письма с опечатками. Но на следующем этапе «Тест» можно это перепроверить, нажав кнопку «Загрузить тестовые данные из Gmail». Если загрузилось что-то не то, можно нажать кнопку «Редактировать» и ApiX-Drive вернет вас на несколько этапов назад. А если все было настроено правильно — мои поздравления, можно переходить к настройке приема данных, то есть среде, куда эти данные будут выводиться.
В моем случае это Slack. На самом деле, настройка приема данных похожа на настройку источника, но есть и отличия. Например, этапов здесь шесть.
На первом этапе «Система» списки сервисов отличаются — и это логично, ведь многие сервисы могут только отдавать данные, а некоторые — идеально подходят именно для получения и вывода данных, как например, все мессенджеры. Тут список тоже в алфавитном порядке, потому листаю… листаю… листаю, о вот Slack.
На первом этапе «Система» списки сервисов отличаются — и это логично, ведь многие сервисы могут только отдавать данные, а некоторые — идеально подходят именно для получения и вывода данных, как например, все мессенджеры. Тут список тоже в алфавитном порядке, потому листаю… листаю… листаю, о вот Slack.
На этапе «Действие» есть тоже только две опции, тут выбор за пользователем, кому удобнее получать сообщения в чат с самим собой или в отдельный канал. Я выбираю канал, потому что в канал можно добавить других сотрудников если я, например, уйду в отпуск.
Этап «Доступ» мне уже знаком — здесь нужно авторизировать ваш аккаунт Slack и предоставить доступ ApiX-Drive к нему.
На этапе «Настройки» из списка выбираю канал, созданный специально для сообщений с опечатками. А в поле «Текст» при помощи специальных параметров буквально собираю вид сообщения, которое мне будет приходить. Например, мне совсем не нужно каждый раз выводить отправителя, потому что он всегда один и тот же.
Далее этап «Тест» — не пропускайте его. Я отправляла тестовое сообщение несколько раз, потому что мне не очень нравился его вид, и тут правда лучше потратить лишние пару минут и не мучаться неудобным видом данных потом.
На этапе «Финиш» ApiX-Drive попросит включить «Автообновление» — это очень важно для того, чтобы доставка сообщений происходила регулярно. Автообновление происходит не ежесекундно, а с интервалами от 10 минут для тестового и бесплатных тарифов, и от 1 минуты до 1 раза в сутки для платных тарифных планов. А еще можно настроить обновление по специальному расписанию, то есть — когда вам будет нужно или удобно, например каждый понедельник в 10 утра.
На самом деле, это единственный минус в моем случае — когда кто-то замечает опечатку на сайте, хочется увидеть и поправить ее быстрее, а не ждать 10 минут о ней сообщения. Но если это были бы письма другого характера, думаю, довольно удобно получать их пакетом раз в несколько часов, чтобы не отвлекаться от других задач. Впрочем, в платном тарифном плане интервал автообновления можно сократить до 1 минуты — если необходима и важна срочность.
Всего создание одной связи заняло у меня около 15 минут, но это все из-за этапов с тестами — перепроверяла все и доводила до идеала почти половину этого времени. На вторую связь, Trello со Slack, потратила чуть меньше — потому что интерфейс уже был знаком, но некоторое время все же отнимало изучение предлагаемых параметров/фильтров/выпадающих списков.
Всего создание одной связи заняло у меня около 15 минут, но это все из-за этапов с тестами — перепроверяла все и доводила до идеала почти половину этого времени. На вторую связь, Trello со Slack, потратила чуть меньше — потому что интерфейс уже был знаком, но некоторое время все же отнимало изучение предлагаемых параметров/фильтров/выпадающих списков.
Задачи, которые есть
Одна из рутинных задач, с которыми я сталкиваюсь каждый день — работа с сервисом опечаток. Да, мы вычитываем материал перед выходом, но используем сервис опечаток для подстраховки. После того, как читатель отправляет свою правку, я получаю ее на почту. Конечно, открывать почту из-за каждой опечатки, находить письмо, переходить по ссылке — это долго, нудно и отвлекает от текущих задач. Кажется логичным отправлять их в отдельный канал в Slack, не так ли?
Вторая рутинная задача — отслеживание обновлений в редакционных досках в Trello. Именно там мы обсуждаем предстоящие большие материалы, планируем дайджесты и рассылку. И удобно получать уведомления о том, когда стоит приступать к работе в этих карточках.
Раньше эти задачи я решала несколькими разными сервисами, а сейчас попробовала одним — украинским ApiX-Drive.
ApiX-Drive — онлайн-коннектор сервисов и приложений. Работает с марта 2019 года и уже сейчас позволяет связать между собой более 200 разных сервисов, и это количество постоянно растет. Интеграции с разными системами реализовываются заранее по определенной логике и возможностям. Пользователю нужно только выбрать откуда/куда и какие данные он хочет передавать.
Говоря «постоянно», я не преувеличиваю. За ту неделю, что я тестировала ApiX-Drive, у компании появилась интеграция еще с 4 сервисами — об этом приходят оповещения прямо в личный кабинет, в котором происходит создание новых связей или редактирование уже существующих.
Вторая рутинная задача — отслеживание обновлений в редакционных досках в Trello. Именно там мы обсуждаем предстоящие большие материалы, планируем дайджесты и рассылку. И удобно получать уведомления о том, когда стоит приступать к работе в этих карточках.
Раньше эти задачи я решала несколькими разными сервисами, а сейчас попробовала одним — украинским ApiX-Drive.
ApiX-Drive — онлайн-коннектор сервисов и приложений. Работает с марта 2019 года и уже сейчас позволяет связать между собой более 200 разных сервисов, и это количество постоянно растет. Интеграции с разными системами реализовываются заранее по определенной логике и возможностям. Пользователю нужно только выбрать откуда/куда и какие данные он хочет передавать.
Говоря «постоянно», я не преувеличиваю. За ту неделю, что я тестировала ApiX-Drive, у компании появилась интеграция еще с 4 сервисами — об этом приходят оповещения прямо в личный кабинет, в котором происходит создание новых связей или редактирование уже существующих.
Скажу сразу, создать связи проще, чем накодить такую API-интеграцию самостоятельно, но все же не самое элементарное задание. И здесь здорово выручают письма, которые приходят на почту регистрации — в них не реклама, а полезные советы по работе с сервисом. Один раз такое письмо пришло мне как раз в момент, когда я застопорилась на создании связи, и очень вовремя помогло мне продвинуться дальше. Кроме этого, есть раздел справки в личном кабинете и чат поддержки в любом разделе сайта.
Вау-эффект от ApiX-Drive появляется на первом же этапе создания связи. Потому что на нем предлагается выбрать сервис-источник данных. А их почти 150 — я пересчитала! Глаза разбегаются, можно растеряться. Сервисы в списке выбора упорядочены по алфавиту, потому найти необходимый довольно просто. Но во время поиска можно придумать в голове еще несколько потенциальных интеграций.
Вау-эффект от ApiX-Drive появляется на первом же этапе создания связи. Потому что на нем предлагается выбрать сервис-источник данных. А их почти 150 — я пересчитала! Глаза разбегаются, можно растеряться. Сервисы в списке выбора упорядочены по алфавиту, потому найти необходимый довольно просто. Но во время поиска можно придумать в голове еще несколько потенциальных интеграций.
Решение, которое нашлось
Итак, мне нужно создать связь Gmail со Slack, чтобы сообщения об опечатках перенаправлялись из почты мне в рабочий чат. Для начала, настраиваем источник данных. Эта настройка визуально разбита на 7 этапов. На этапе «Система» в выпадающем списке листаю… листаю… о, вот Gmail.
На втором этапе ApiX-Drive предлагает выбрать триггер — действие, которое будет активировать связь. У Gmail такой триггер один — загрузка новых писем.
Далее на этапе «Доступ» нужно авторизировать ваш аккаунт Gmail и предоставить доступ ApiX-Drive к вашему почтовому ящику. Звучит сложно, но на деле — несколько кликов, первый из которых — по кнопке «Подключить аккаунт».
На этапе «Настройки» необходимо выбрать Gmail-папку или метку, с письмами в которых будет работать связь. Моя рекомендация здесь — внутри своего ящика Gmail создать метку и уже ее указывать в выпадающем списке на этом этапе.
Если метка в Gmail настроена максимально подробно, этап «Фильтр» в создании связи можно пропустить — на нем примерно теми же условиями можно настроить выборку писем. Как мне кажется, в фильтрации писем самое важное — это тема и отправитель, но ApiX-Drive считывает целых 30 параметров у письма, включая дату получения и содержание письма. Обратите внимание: условий для фильтров может быть несколько, и они могут работать как одновременно, так и выборочно — для их создания есть отдельные кнопки «Добавить условие И» и «Добавить условие ИЛИ».
После этапов «Настройки» и «Доступ» я точно понимаю, что связь получает именно мои письма с опечатками. Но на следующем этапе «Тест» можно это перепроверить, нажав кнопку «Загрузить тестовые данные из Gmail». Если загрузилось что-то не то, можно нажать кнопку «Редактировать» и ApiX-Drive вернет вас на несколько этапов назад. А если все было настроено правильно — мои поздравления, можно переходить к настройке приема данных, то есть среде, куда эти данные будут выводиться.
В моем случае это Slack. На самом деле, настройка приема данных похожа на настройку источника, но есть и отличия. Например, этапов здесь шесть. На первом этапе «Система» списки сервисов отличаются — и это логично, ведь многие сервисы могут только отдавать данные, а некоторые — идеально подходят именно для получения и вывода данных, как например, все мессенджеры. Тут список тоже в алфавитном порядке, потому листаю… листаю… листаю, о вот Slack.
На этапе «Действие» есть тоже только две опции, тут выбор за пользователем, кому удобнее получать сообщения в чат с самим собой или в отдельный канал. Я выбираю канал, потому что в канал можно добавить других сотрудников если я, например, уйду в отпуск.
Этап «Доступ» мне уже знаком — здесь нужно авторизировать ваш аккаунт Slack и предоставить доступ ApiX-Drive к нему.
На этапе «Настройки» из списка выбираю канал, созданный специально для сообщений с опечатками. А в поле «Текст» при помощи специальных параметров буквально собираю вид сообщения, которое мне будет приходить. Например, мне совсем не нужно каждый раз выводить отправителя, потому что он всегда один и тот же.
Далее этап «Тест» — не пропускайте его. Я отправляла тестовое сообщение несколько раз, потому что мне не очень нравился его вид, и тут правда лучше потратить лишние пару минут и не мучаться неудобным видом данных потом.
На этапе «Финиш» ApiX-Drive попросит включить «Автообновление» — это очень важно для того, чтобы доставка сообщений происходила регулярно. Автообновление происходит не ежесекундно, а с интервалами от 10 минут для тестового и бесплатных тарифов, и от 1 минуты до 1 раза в сутки для платных тарифных планов. А еще можно настроить обновление по специальному расписанию, то есть — когда вам будет нужно или удобно, например каждый понедельник в 10 утра.
На самом деле, это единственный минус в моем случае — когда кто-то замечает опечатку на сайте, хочется увидеть и поправить ее быстрее, а не ждать 10 минут о ней сообщения. Но если это были бы письма другого характера, думаю, довольно удобно получать их пакетом раз в несколько часов, чтобы не отвлекаться от других задач. Впрочем, в платном тарифном плане интервал автообновления можно сократить до 1 минуты — если необходима и важна срочность.
Всего создание одной связи заняло у меня около 15 минут, но это все из-за этапов с тестами — перепроверяла все и доводила до идеала почти половину этого времени. На вторую связь, Trello со Slack, потратила чуть меньше — потому что интерфейс уже был знаком, но некоторое время все же отнимало изучение предлагаемых параметров/фильтров/выпадающих списков.
Всего создание одной связи заняло у меня около 15 минут, но это все из-за этапов с тестами — перепроверяла все и доводила до идеала почти половину этого времени. На вторую связь, Trello со Slack, потратила чуть меньше — потому что интерфейс уже был знаком, но некоторое время все же отнимало изучение предлагаемых параметров/фильтров/выпадающих списков.
Выводы, которые получились
Выводы, которые получились
Все сэкономленное благодаря этим автоматизациям время я смотрела на другие возможности ApiX-Drive. Кроме самого очевидного плюса сервиса — того, что все такие автоматизации можно создавать и менеджерить из одного кабинета, есть и менее заметные.
Например, вывод данных можно отформатировать — для этого в редактировании связи нужно в левой цепочке блоков нажать на + и выбрать «Добавить форматирование». Отдельно форматировать части сообщения не позволяли аналоги, которыми я пользовалась раньше.
А вот здесь пришло время сказать о моем самом важном впечатлении. На самом деле, ApiX-Drive — удобен и полезен в первую очередь для онлайн-магазинов. И тех, кто продает через Facebook (можно передавать лиды из Facebook в другие системы),
Например, вывод данных можно отформатировать — для этого в редактировании связи нужно в левой цепочке блоков нажать на + и выбрать «Добавить форматирование». Отдельно форматировать части сообщения не позволяли аналоги, которыми я пользовалась раньше.
А вот здесь пришло время сказать о моем самом важном впечатлении. На самом деле, ApiX-Drive — удобен и полезен в первую очередь для онлайн-магазинов. И тех, кто продает через Facebook (можно передавать лиды из Facebook в другие системы),
и тех, кто использует маркетплейсы (вроде «Розетки» или Prom), и тех, кто принимает оплату на «ПриватБанк» (есть информация о платежах), и тех, кто благодаря современным службам доставки отправляет товар покупателям (например, с «Нова Пошта» и Justin). А еще в списке сервисов — много CRM и даже Google Sheets, в которых просто вести учет клиентов и куда автоматически вносятся данные через связи, созданные в ApiX-Drive.
Но! Благодаря тому, что весь онлайн-бизнес использует примерно одинаковые инструменты, автоматизировать можно задачи практически любого человека. Ведь казалось бы, что общего у выпускающего редактора в медиа и владельца онлайн-магазина? Нам обоим очень нужно экономить время и обрабатывать поступающую информацию в максимально удобной нам форме. И в этом на самом деле помогает ApiX-Drive.
Но! Благодаря тому, что весь онлайн-бизнес использует примерно одинаковые инструменты, автоматизировать можно задачи практически любого человека. Ведь казалось бы, что общего у выпускающего редактора в медиа и владельца онлайн-магазина? Нам обоим очень нужно экономить время и обрабатывать поступающую информацию в максимально удобной нам форме. И в этом на самом деле помогает ApiX-Drive.
Этот материал подготовлен при поддержке рекламодателя
При использовании материалов сайта обязательным условием является наличие гиперссылки в пределах первого абзаца на страницу расположения исходной статьи с указанием бренда издания AIN.UA. Материалы с пометками «Новости компаний» и PR публикуются на правах рекламы.
© 1999-2020 AIN.UA